Решение должно быть
принято там, где заявлен бизнес

01

Malaysian company и Labuan company — не одна система

Malaysian Sdn. Bhd. существует в общем корпоративном контуре Companies Act 2016 и Companies Commission of Malaysia. Labuan company регулируется Labuan Companies Act 1990, действует через назначенную Labuan trust company и взаимодействует с Labuan FSA. У каждой структуры собственные реестры, формы, сроки и регуляторная логика.

Malaysian Sdn. Bhd.

SSM, Companies Act 2016 и Malaysian registered office

Labuan company

Labuan FSA, Labuan Companies Act и authorised trust company

Licensed activity

Предварительное разрешение профильного регулятора

Tax governance

Решения и функции должны поддерживать заявленный налоговый режим

02

Директор — не подпись под готовым решением собственника

Board должен понимать деятельность, финансовое положение, договоры, риски и связанные стороны. До назначения проверяются согласие, квалификация, конфликты интересов, другие должности, доступ к информации и возможность реально исполнять обязанности.

Resident director или local director сам по себе не доказывает управление. Нужны agenda, материалы, обсуждение альтернатив, зафиксированные конфликты, мотивированное решение и последующее исполнение.

03

Секретарь поддерживает реестр, но не управляет бизнесом

Malaysian company назначает qualified company secretary и поддерживает registered office. Labuan company действует через licensed Labuan trust company как authorised agent. Секретарь или агент готовит filings и corporate records, однако board и officers сохраняют ответственность за точность предоставленных данных и своевременность решений.

Registers

Members, directors, secretaries, charges и beneficial owners

Changes

Адрес, officers, ownership, capital и business particulars

Resolutions

Board/member approvals и письменные решения

Filings

Annual return, financial statements и специальные уведомления

Evidence

Оригиналы, certified copies и доступность records

04

Каждое существенное действие получает корпоративный маршрут

Authority matrix разделяет решения shareholders, board, committees, principal officer и authorised signatories. Для договора проверяются corporate capacity, reserved matters, conflict rules, approval threshold и порядок подписания.

1. 01
   Proposal

   Цель, сумма, сторона, риск и коммерческая причина.

2. 02
   Review

   Legal, tax, finance, sanctions и related-party analysis.

3. 03
   Approval

   Надлежащий орган, quorum, conflicts и условия.

4. 04
   Execution

   Подписание, payment control и выполнение условий.

5. 05
   Record

   Minutes, договор, bank evidence и дальнейший monitoring.

05

Beneficial owner раскрывается поверх номинальной цепочки

Company должна определить физическое лицо, которое в конечном итоге владеет или контролирует структуру, поддерживать сведения в актуальном состоянии и подавать их в установленном порядке. Для Malaysian companies действует электронный контур e-BOS; Labuan entities подают сведения через authorised agent в систему Labuan FSA.

Один ownership chart должен согласовываться с реестром, банком, налоговой документацией, лицензией, CRS/FATCA classification и source-of-wealth file. Противоречия между этими версиями создают самостоятельный compliance risk.

06

Substance — это способность компании выполнять свои функции

Для Labuan business проверяются применимые требования к full-time employees и annual operating expenditure. Для отдельных видов деятельности необходим operational office. Минимальные цифры не заменяют фактическую связь людей, расходов, активов и принимаемых рисков с заявленной деятельностью.

People

Квалификация, employment, роли и реальная занятость

Premises

Доступный operational office и инфраструктура

Expenditure

Расходы относятся к функциям и подтверждены документами

Decisions

Board получает информацию и принимает ключевые решения

Control

Компания контролирует договоры, деньги, риски и providers

Evidence

Minutes, email trail, systems, invoices и work product

Требование зависит от точного вида Labuan activity. Поэтому substance matrix составляется по каждой функции и сверяется с актуальными regulations, лицензией и фактическим operating model.

07

Годовая отчётность начинается с календаря событий

Malaysian annual return содержит сведения о деятельности, registered office, directors, secretary, members и shareholding и подаётся ежегодно в установленный срок после anniversary date. Финансовая отчётность имеет отдельный маршрут. Для Labuan company применяются собственные annual fees, returns, accounts, tax и audit obligations, зависящие также от activity и licence.

08

Групповая политика не отменяет обязанности местного board

Parent company может задавать strategy, limits и стандарты, но local directors должны оценивать интересы своей компании, solvency, conflicts и последствия внутригрупповой операции. Management fee, loan, guarantee, IP licence или cash pooling требуют договора, цены, approval и доказательства полученной пользы.

Delegation

Полномочие описано, ограничено и контролируется

Shared services

Service scope, SLA, fee и supporting evidence

Related parties

Conflict management и arm’s-length rationale

Guarantees

Corporate benefit, exposure и approval

Data

Lawful access, transfer, retention и cybersecurity

09

Governance file, готовый к проверке

1. 01

   Проверить constitution, licences и reserved matters.

2. 02

   Обновить registers, ownership chart и BO information.

3. 03

   Утвердить authority matrix и bank signatories.

4. 04

   Связать substance requirements с людьми и расходами.

5. 05

   Создать календарь annual и event-driven filings.

6. 06

   Собрать minutes, contracts и evidence фактической работы.