01
شركتان وإطاران مختلفان للحوكمة
تخضع الشركة الماليزية الخاصة لقانون الشركات لعام 2016 ولجنة الشركات الماليزية. أما شركة لابوان فتخضع لقانون شركات لابوان لعام 1990، وتعمل من خلال شركة ائتمان مرخصة وتتواصل مع هيئة لابوان للخدمات المالية. ولكل هيكل سجلات ونماذج ومواعيد ومنطق تنظيمي مستقل.
02
المدير ليس مجرد توقيع أسفل قرار المالك
يجب أن يفهم مجلس الإدارة النشاط والمركز المالي والعقود والمخاطر والأطراف المرتبطة. صفة المدير المحلي أو المقيم لا تثبت الإدارة وحدها. ينبغي أن تُظهر جداول الأعمال والمذكرات والبدائل وتعارض المصالح والقرارات المعللة وأدلة التنفيذ ممارسة حكم مستقل.
03
أمين الشركة يحفظ السجل ولا يدير النشاط بدلاً من المجلس
تعيّن الشركة الماليزية أميناً مؤهلاً وتحافظ على مكتب مسجل. وتعمل شركة لابوان عبر شركة ائتمان مرخصة بصفتها وكيلاً معتمداً. يتولى الأمين أو الوكيل الإيداعات والسجلات، بينما يبقى المجلس والمسؤولون مسؤولين عن دقة المعلومات وتوقيت القرارات.
04
كل معاملة جوهرية تحتاج إلى مسار مؤسسي واضح
توزع مصفوفة الصلاحيات اختصاصات المساهمين والمجلس واللجان والمسؤول الرئيسي والمفوّضين بالتوقيع. وقبل التنفيذ تُراجع أهلية الشركة والمسائل المحجوزة والتعارضات وحدود الموافقة والآثار الضريبية والتنظيمية. وتشكل المحاضر والعقود وإثباتات الدفع والمتابعة ملفاً واحداً.
05
يُتتبع المالك المستفيد عبر المرشحين والكيانات القانونية
يجب تحديد الشخص الطبيعي الذي يملك الشركة أو يسيطر عليها في النهاية وتحديث بياناته. تستخدم الشركات الماليزية نظام e-BOS، بينما تقدم كيانات لابوان المعلومات عبر وكيلها المعتمد. وتُراجع الأسهم وحقوق التصويت وسلطات التعيين والترتيبات التعاقدية والنفوذ الفعلي.
مخطط موحد للسجل والبنك والضرائب وCRS/FATCA
06
الجوهر الاقتصادي هو القدرة على أداء الوظائف المعلنة
قد تشمل متطلبات لابوان الموظفين بدوام كامل والنفقات التشغيلية السنوية والمكتب التشغيلي. ولا تعوض الأرقام وحدها غياب العلاقة الحقيقية بين الأشخاص والنفقات والأصول والمخاطر والنشاط. وتشمل الأدلة عقود العمل والمقر والأنظمة والفواتير والمحاضر ومخرجات العمل.
- السجلات
- المساهمون والمديرون والأمناء والضمانات والمالكون المستفيدون
- ملف القرار
- الاقتراح والمراجعة والموافقة والتنفيذ والمتابعة
- ملف الملكية
- مخطط موحد للسجل والبنك والضرائب وCRS/FATCA
- ملف الجوهر
- الأشخاص والمقر والنفقات والرقابة ومخرجات العمل
- التقويم
- الإيداعات السنوية والمبنية على الأحداث لكل كيان وترخيص
07
الامتثال السنوي يبدأ بتقويم للأحداث
تخضع الإقرارات السنوية والتقارير المالية الماليزية لمسارات قانونية منفصلة. ولشركات لابوان إقرارات ورسوم وحسابات والتزامات ضريبية وتدقيقية خاصة، مع تقارير إضافية للأنشطة المرخصة. وقد تؤدي تغييرات الملكية أو المسؤولين أو العنوان أو رأس المال أو النشاط إلى إيداع فوري.
08
سياسة المجموعة لا تلغي واجبات مجلس الإدارة المحلي
قد تضع الشركة الأم الاستراتيجية والحدود، لكن على المديرين المحليين مراعاة مصالح شركتهم وملاءتها وتعارض المصالح ونتائج معاملات الأطراف المرتبطة. وتتطلب رسوم الإدارة والقروض والضمانات وتراخيص الملكية الفكرية وتجميع النقد عقوداً وتسعيراً وموافقات وإثباتاً للمنفعة.